Timeline thường được thiết kế dưới dạng bảng nhằm hỗ trợ quản lý thời gian, công việc. Trong bài viết này, hãy cùng DINHNGHIA tìm hiểu rõ hơn khái niệm timeline là gì, một số loại phổ biến cũng như cách xây dựng một timeline chuẩn chỉnh nhé!
Nội dung bài viết
Timeline là gì?
Timeline khi dịch thuần sang tiếng Việt mang ý nghĩa “đường thời gian”, nhưng nếu dịch đúng nghĩa sẽ là thời gian biểu. Timeline thường được thiết kế ở dạng bảng để liệt kê chi tiết các dự án, công việc theo thứ tự thời gian, giúp quản lý công việc và đảm bảo thời hạn hoàn thành.
Việc xây dựng timeline là điều cần thiết trong việc quản lý dự án. Nó giúp nêu bật các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu bạn đang đảm nhận nhiều công việc, dự án cùng một lúc, hãy nêu chi tiết nó ra trong timeline để dễ hình dung, sắp xếp các đầu công việc cần thực hiện trước.
Tầm quan trọng của timeline
Có thể thấy, timeline giúp các đầu công việc được hoàn thành đúng thời hạn, không bị rối vì thời gian. Dưới đây là những lợi ích khi xây dựng timeline:
- Có thời gian biểu rõ ràng và khoa học: Điền từng công việc vào timeline giúp các hoạt động diễn ra khoa học, rõ ràng. Khi nhìn vào timeline, bạn có thể biết mình nên làm gì vào thời điểm đó và trong tương lai, từ đó hạn chế đối đa việc bị trễ deadline.
- Giúp đánh giá năng lực, kỹ năng và trình độ: Làm việc theo timeline đề ra đồng nghĩa với việc bạn cần tự đánh giá năng lực để dự trù thời gian cho từng đầu việc. Đồng thời, bạn có thể đánh giá lại kỹ năng của mình dựa trên hiệu suất, hoàn thành sớm hay chậm hơn so với timeline để có sự điều chỉnh phù hợp.
- Định hướng các bước cần làm tiếp theo: Sử dụng timeline giúp bạn định hình được những gì sẽ làm tiếp theo để đạt mục tiêu, từ đó không lo lạc lối. Làm việc theo timeline đề ra giúp bạn không bị hoang mang, stress khi bị dồn việc.
- Đảm bảo tính hiệu quả của dự án: Timeline giúp đảm bảo hiệu quả khi làm việc với nhiều người, hay các bộ phận khác. Ứng dụng timeline giúp nhân viên biết cần làm gì trước để chuyển cho bộ phận khác triển khai. Nó cũng giúp nhận biết lỗi ở đâu để kịp thời xử lý và theo kịp tiến độ công việc.
Các loại timeline phổ biến
Timeline công việc
Đây là một bảng dùng để ghi chú tiến độ thực hiện công việc, các hoạt động trong dự án cần làm. Việc dùng timeline giúp nhân viên biết sắp xếp nên ưu tiên làm gì, thời gian tối đa cho công việc để tối ưu hiệu suất và đem lại hiệu quả cao.
Từ timeline công việc, người lập và người theo dõi sẽ có cái nhìn từ khái quát đến chi tiết các hoạt động cần làm. Timeline giúp quản lý thời gian tốt hơn và giảm thiểu tối đa nguy cơ mất phương hướng trong công việc.
Timeline truyền thông
Đây là một bảng theo dõi tiến độ thực hiện được dùng trong lĩnh vực truyền thông. Timeline truyền thông giúp nhân viên theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc, mục đích và cách thực hiện cho một hoạt động truyền thông cụ thể.
Vì truyền thông có mức độ ảnh hưởng lớn đến hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ nên timeline truyền thông cũng có tính khoa học, logic cao. Nếu timeline không phù hợp ở một điểm thì cũng không mang đến kết quả tốt. Do đó mà loại timeline này cần độ chính xác, chi tiết để quy trình truyền thông suôn sẻ, hiệu quả.
5 loại biểu đồ thường dùng trong timeline
Biểu đồ mốc thời gian
Đây là biểu đồ cơ bản được sử dụng để xây dựng timeline. Loại biểu đồ này minh họa chi tiết các mốc thời gian, những giai đoạn trong một hoạt động để người theo dõi có cái nhìn rõ ràng hơn.
Ứng với mỗi mốc thời gian trong biểu đồ, người thực hiện được cung cấp cái nhìn tổng quan về một chuỗi hoạt động giữa quá khứ, hiện tại và tương lai. Biểu đồ mốc thời gian hỗ trợ thể hiện thông tin trực quan hơn.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt thường được sử dụng khi quản lý dự án. Trong biểu đồ này sẽ dùng các thanh ngang có độ dài khác nhau để biểu thị thời gian bắt đầu và kết thúc một dự án, được. Nếu có nhiều hoạt động, các thanh ngang có thể kéo dài cùng một thời điểm, nhưng nếu nhìn vào bạn vẫn dễ dàng theo dõi công việc cần làm.
Là một trong những loại phổ biến, tuy nhiên biểu đồ Gantt chỉ phù hợp với các dự án nhỏ, không quá phức tạp vì nó không biểu thị được sự liên kết giữa các hoạt động. Ngoài ra, khi sử dụng biểu đồ Gantt cần xác định rõ công việc được triển khai trong từng giai đoạn và ứng với thời gian bao lâu.
Biểu đồ dòng thời gian chuẩn
Đây là loại biểu đồ dùng để hiển thị các nội dung sự kiện trong các giai đoạn thời gian khác nhau, có thể kèm hình ảnh. Loại biểu đồ này thường được sử dụng để mô tả chu trình sống của sự vật, hay lịch sử của một sự việc.
Chính vì thế, loại biểu đồ này cũng được ứng dụng để liệt kê thành tựu, lịch sử hình thành của một doanh nghiệp. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn sẽ mô tả, liệt kê các sự kiện quan trọng để người xem có cái nhìn tổng quan.
Biểu đồ chuỗi thời gian
Loại biểu đồ này thường có trục hoành và trục tung (trục X và Y) nhằm mô tả sự thay đổi của các giá trị theo thời gian. Với dạng biểu đồ này, trục X thường biểu thị thời gian, còn trục Y thường để xác định giá trị biến đang được đo.
Từ việc kết nối các giá trị, biểu đồ chuỗi thời gian sẽ tạo ra các đỉnh và đáy, tương ứng với sự phát triển hay suy giảm của một giá trị. Vì thế, loại biểu đồ này thường được ứng dụng nhiều trong lĩnh vực khoa học và tài chính vì nó ghi lại sự thay đổi, biến động tăng giảm theo thời gian.
Biểu đồ dòng thời gian tương tác
Trong khi 4 loại biểu đồ kể trên thuộc loại biểu đồ tĩnh, biểu đồ dòng thời gian tương tác lại thuộc loại biểu đồ động. Lý do là vì nó có thể phóng to hoặc thu nhỏ, hay có thể thay đổi dữ liệu theo thời gian thực mong muốn.
Để thông tin được trực quan và khoa học, loại biểu đồ này thường được dùng trong các sự kiện, dự án lớn có nhiều dữ liệu, được thực hiện trong khoảng thời gian dài. Bạn có thể tương tác, tùy chọn loại dữ liệu và thời gian trong loại biểu đồ này vì nó có thể trích xuất thông tin nhanh chóng, chính xác.
Cách xây dựng timeline mang lại hiệu quả cho công việc
Quyết định chủ đề, mục đích
Ở bước này, bạn cần đưa ra mục đích tạo ra timeline để làm gì. Sau đó, bạn hãy chọn chủ đề vì ứng với mỗi chủ đề thì timeline cũng khác nhau. Tiếp đến, bạn cần đưa ra danh sách chi tiết các hạng mục công việc, sự kiện nổi bật sẽ đưa vào timeline (tối thiểu 5 và tối đa 20 công việc).
Chọn và tạo khung timeline
Bạn có thể sử dụng các template timeline có sẵn hoặc tạo ra timeline riêng cho mình để phù hợp với công việc, dự án. Sau đó, bạn hãy xác định tổng thể thời gian trong timeline, rồi phân phối thời gian cho từng hoạt động, công việc để tránh chia không đều, gây ảnh hưởng đến hiệu quả.
Tiếp đến, bạn hãy phác thảo khung timeline, kẻ một đường thẳng và đánh dấu từng sự kiện tương ứng với một mốc nhỏ. Tùy vào khoảng thời gian mà khoảng cách giữa các mốc cũng khác nhau. Sau đó, bạn đưa các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng hoạt động nhỏ.
Với đường thẳng và các điểm bạn đã chấm ở trên, bạn cần nghĩ cách trình bày. Nếu viết, bạn có thể in hình và cắt dán, còn nếu làm trên máy tính, hãy thêm màu sắc và hiệu ứng để timeline bắt mắt hơn nhưng vẫn đảm bảo mọi người dễ dàng đọc và theo dõi.
Lập timeline cần để ý đến thời gian, cách trình bày sao cho khoảng cách giữa mỗi hoạt động là hợp lý. Tiếp đến, bạn cần điền nội dung hoạt động chính của từng giai đoạn, sự kiện.
Điền thông tin chi tiết và tùy chỉnh timeline
Ở bước này, bạn cần đặt tiêu đề timeline để người xem hiểu rõ nội dung chính của timeline. Ngoài ra, bạn cũng cần liệt kê các nội dung hoạt động chính một cách cô đọng, súc tích trong từng sự kiện để mang đến sự tiện lợi trong việc theo dõi, có thể đính kèm số liệu quan trọng để thông tin được làm rõ.
Bên cạnh đó, bạn có thể thêm thắt một vài hình ảnh vào timeline để tăng độ bắt mắt, thu hút. Tuy nhiên, hình ảnh chèn vào cần liên quan đến nội dung các hoạt động trong timeline.
Câu hỏi thường gặp về timeline
Các thành phần của một timeline là gì?
Dưới đây là 4 thành phần chính của một timeline:
- Ngày tháng được xác định rõ.
- Mô tả các nội dung chính của hoạt động, sự kiện.
- Tiêu đề nổi bật, thể hiện nội dung trọng tâm của timeline.
- Hình ảnh giúp timeline không nhàm chán.
Làm thế nào để biết nên sử dụng loại timeline nào?
Điều này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lượng dữ liệu và loại thông tin mà bạn muốn hiển thị. Ví dụ, nếu bạn muốn lên timeline cho nhiều hoạt động trong một sự kiện, bạn hãy dùng biểu đồ Gantt. Còn nếu bạn đang muốn liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong một sự kiện lịch sử, bạn nên sử dụng biểu đồ dòng thời gian chuẩn.
Một số mẫu timeline thu hút
Dưới đây là một số mẫu timeline mà DINHNGHIA sưu tầm được, bạn có thể tham khảo:
XEM THÊM:
- Deal là gì? Một số ý nghĩa phổ biến của từ deal trong các lĩnh vực
- Typo là gì? Các quy tắc, cách trình bày và lỗi typo thường gặp
- Cap là gì? Ý nghĩa của cap, cách sử dụng từ cap trên MXH chuẩn
Vừa rồi, bài viết đã đưa ra những thông tin chi tiết để giải đáp thắc mắc timeline là gì, có mấy loại cũng như cách tạo timeline đúng chuẩn. Hãy theo dõi DINHNGHIA để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé. Hẹn gặp lại bạn ở các bài viết tiếp theo!