Ticket là gì mà được sử dụng phổ biến trong hoạt động của các phòng chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin, tư vấn và bán hàng của doanh nghiệp đến vậy. Đọc ngay bài viết của DINHNGHIA.COM.VN để hiểu được định nghĩa cũng như những lợi ích mà ticket sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhé!
Nội dung bài viết
Ticket là gì? Ticket giúp gì cho doanh nghiệp
Ticket (phiếu ghi/phiếu yêu cầu hỗ trợ) có định dạng là một bảng thống kê những thông tin liên quan đến các vấn đề của khách hàng. Sử dụng ticket sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và xử lý nhanh các vấn đề.
Hiện nay trên thị trường có một số nhà cung cấp phần mềm cung cấp đầu chuyển API để kết nối các ticket từ CRM sang các phần mềm khác của doanh nghiệp để tăng hiệu quả quản lý cũng như phối hợp công việc giữa các phòng ban trong công ty.
Dùng ticket để dễ dàng quản lý thông tin của khách hàng
Tùy chỉnh các trường thông tin có trong ticket phù hợp với doanh nghiệp
Như phần công dụng của ticket đã đề cập bên trên, ticket sẽ hỗ trợ công ty tổng hợp thông tin, giải quyết các vấn đề một cách nhanh nhất. Đặc biệt, ticket sẽ được lưu truyền giữa các phòng ban trong công ty với nhau.
Vậy nên các nhà cung cấp phần mềm ticket thường cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh các trường thông tin bên trong phiếu ghi để phù hợp với nhu cầu cũng như cách thức làm việc, mang đến trải nghiệm tối ưu hơn cho người dùng.
Tạo ticket bằng phương pháp thủ công hay tự động
Nhân viên chăm sóc khách hàng thường là những người tạo ticket (phiếu ghi). Ticket có thể được tạo bằng phương pháp thủ công hoặc tự động bởi hệ thống phần mềm quản trị thông tin khách hàng.
Ví dụ, trên phần mềm A, để tạo phiếu ghi ta có 2 cách như sau:
- Tạo thủ công: Các bạn nhân viên sẽ tự tạo bằng cách nhấn vào nút tạo phiếu ghi và nhập các thông tin chi tiết trong các trường yêu cầu.
- Tạo tự động: Hệ thống chủ động tạo khi có tương tác từ khách hàng về một vấn đề nào đó cần xử lý.
Các phần có trong ticket
Thông thường, một ticket gồm 3 phần: Trạng thái của phiếu ghi, phần nội dung để ghi chú trong phiếu ghi và phần tóm tắt thông tin khách hàng.
Phần trạng thái của phiếu ghi: Bao gồm các thông tin như agent (bộ phận) phụ trách xử lý, trạng thái phiếu ghi, phân loại độ ưu tiên,… Agent và quản lý sẽ dựa vào các thông tin này để phân loại và xử lý các phiếu ghi theo mức độ ưu tiên.
Phần nội dung phiếu ghi: Là nơi các nhân viên (agent) theo dõi và xem được tất cả các thông tin liên quan đến vấn đề của khách hàng. Một số phần mềm hiện nay sẽ được tích hợp thêm nhiều thao tác như gọi điện, soạn email, trả lời tin nhắn,…với khách hàng hoặc cài tự động nhắc nhở công việc.
Phần thông tin liên hệ: Chứa đầy đủ các thông tin liên hệ của khách hàng. Đặc biệt, ở phần này, agent thường có quyền tạo và xem các ticket con để phối hợp với nhân viên hoặc phòng ban khác cũng đang xử lý vấn đề này.
Sử dụng ticket để tối đa năng xuất làm việc trong thực tế
Giúp chia đều công việc cho nhân viên
Việc sử dụng ticket sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được workload (khối lượng công việc) của từng nhân viên. Qua đó đánh giá được năng lực cũng như mức độ hoàn thành công việc được giao của họ.
Bên cạnh đó, ticket là một công cụ phân chia công việc hiệu quả giúp nhân viên và các phòng ban liên quan hiểu được chi tiết vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch để xử lý hiệu quả hơn.
Giúp cho các phòng ban dễ dàng phối hợp làm việc với nhau
Sử dụng ticket rất hiệu quả đối với những công việc đòi hỏi phải phối hợp cùng lúc giữa nhiều phòng ban. Nhờ tính năng tạo ticket con mà công việc được phân chia chi tiết, thường thì nhân viên chăm sóc khách hàng chỉ cần quan sát trạng thái của ticket để nắm được tiến độ giải quyết vấn đề.
Từ đó có phương hướng để phản hổi và chăm sóc khách hàng tốt nhất, nâng cao độ hài lòng cho khách hàng.
Xem thêm:
- Dây trung tính là gì? Khái niệm, cách phân biệt và công dụng
- Độ pH trong nước là gì? Cách kiểm tra độ pH nguồn nước tại nhà?
- TPU là gì? Đặc điểm và ứng dụng nhựa TPU trong thời trang. Ưu và nhược điểm gì?
Qua những thông tin trên, bạn đã biết được định nghĩa ticket là gì, cũng như sự quan trọng của ticket đối với doanh nghiệp rồi đúng không nào? Phiếu ghi không chỉ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát công việc mà còn đảm bảo hiệu suất công việc về lâu dài mà bất cứ công ty nào cũng nên sử dụng.
