Nhân viên văn phòng là vị trí khá phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng biết rõ về vai trò của vị trí này. Vì vậy, hãy cùng DINHNGHIA tìm hiểu chi tiết nhân viên văn phòng là gì, mức lương và các kỹ năng cần có nhé!
Nội dung bài viết
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là bộ phận có mặt trong hầu hết các tổ chức hay doanh nghiệp. Vị trí này phụ trách những nhiệm vụ liên quan đến hành chính và cả nhân sự, từ quản lý tài liệu đến hỗ trợ cho các bộ phận khác trong công ty.
Nhiều người thường gắn mác nhân viên văn phòng là vị trí có công việc đơn giản, không đòi hỏi nhiều nỗ lực. Tuy nhiên trên thực tế, nhân viên văn phòng cần có kỹ năng đa dạng và có thể đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp. Chẳng hạn như nhân viên kế toán, nhân viên marketing, nhân viên văn thư, nhân viên pháp chế,…
Vai trò, chức năng của nhân viên văn phòng
Vai trò của một nhân viên văn phòng có thể thay đổi tùy theo trình độ chuyên môn và yêu cầu công việc của tổ chức. Dưới đây là một số chức năng mà một nhân viên văn phòng thường có thể đảm nhận:
- Chịu trách nhiệm với các công việc liên quan đến chuyên môn. Cụ thể, nhân viên văn phòng cần sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển.
- Nhân viên văn phòng còn giữ vai trò tham mưu và báo cáo công việc cho cấp quản lý cao hơn. Việc này giúp cho cấp trên có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó có thể đưa ra các quyết định, chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu phát triển.
- Đảm nhiệm kết nối giữa bộ phận chuyên môn của mình với các phòng ban khác để cùng nhau làm việc, từ đó hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng và đạt mục tiêu chung của tập thể.
Nhân viên văn phòng làm những gì?
Lễ tân văn phòng
Đây là vị trí thường thấy ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Nhiệm vụ chính của vị trí này là:
- Tiếp nhận, trả lời điện thoại của khách hàng, đối tác khi họ có nhu cầu liên hệ công việc hoặc yêu cầu đối với công ty.
- Đón tiếp các đối tác, khách hàng ghé thăm công ty.
- Xử lý các thông tin sơ bộ từ khách hàng và hỗ trợ, hướng dẫn họ liên hệ đến những phòng ban, bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Hỗ trợ tổ chức các lớp đào tạo, các buổi hội thảo của công ty (nếu có).
- Hỗ trợ sắp xếp phòng họp, in tài liệu cho các cuộc họp tại công ty.
Công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ
Dưới đây là chi tiết công việc của nhân viên công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ:
- Tiếp nhận các loại văn bản, hồ sơ, chứng từ, được gửi đến công ty. Sau đó phân loại rồi gửi đến các phòng ban, bộ phận.
- Xử lý các tài liệu, văn bản, công văn, giấy mời sẽ gửi cho khách hàng, đối tác theo yêu cầu của cấp trên.
- Tiếp nhận các văn bản, giấy tờ, công văn nhận được và bảo quản, lưu trữ chúng.
- Sắp xếp lại tài liệu, giấy tờ và đảm nhiệm in ấn khi cần.
- Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty.
Quản lý nhân sự
Đây là vị trí có ở hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức. Sau đây là các nhiệm vụ chính của một nhân viên quản lý nhân sự:
- Thực hiện theo dõi vấn đề chuyên cần, chấm công cho nhân viên trong công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên.
- Là người giải đáp thắc mắc hoặc là cầu nối liên hệ với các phòng ban liên quan khi cần nhằm đảm bảo quyền lợi của nhân viên.
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Đối với vị trí này sẽ có những công việc như:
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, các trang thiết bị của công ty.
- Là người đặt mua văn phòng phẩm và đồ dùng, dựa theo nhu cầu của các phòng ban khi cần thiết.
Hỗ trợ dự án
Hiện nay, một số công ty có nhiều dự án lớn nên cần nhân viên văn phòng góp sức. Chức năng của họ trong việc hỗ trợ dự án như sau:
- Chuẩn bị, in ấn và tổ chức các tài liệu, giấy tờ cần thiết cho dự án, bao gồm cả việc xin chữ ký và dấu mộc của người chịu trách nhiệm.
- Sắp xếp, chuẩn bị các phương tiện di chuyển, đặt trước các địa điểm nghỉ ngơi, ăn uống cho nhân viên thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị các trang thiết bị để dự án diễn ra suôn sẻ.
Các công việc hành chính khác
Bên cạnh các công việc nêu trên, nhân viên văn phòng cũng có thể thực hiện các đầu việc khác như:
- Đảm nhận thanh toán các khoản chi của công ty.
- Trợ lý, thư ký giám đốc.
- Nhân viên pháp lý.
- Phối hợp cùng các phòng ban để tổ chức các sự kiện truyền thông, liên kết nội bộ.
Kỹ năng và tố chất mà nhân viên văn phòng cần có
Chuyên môn nghiệp vụ văn phòng
Là một nhân viên văn phòng, chắc chắn là bạn cần nắm rõ những yêu cầu cơ bản của công việc được giao. Ngoài ra, bạn cần sử dụng tốt các thiết bị văn phòng như máy in, máy tính và thành thạo các phần mềm tin học như Excel, PowerPoint, Word,… cùng một số công cụ khác.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Đây là kỹ năng cần có trong hầu hết mọi nghề. Khi là một nhân viên văn phòng có kỹ năng giao tiếp, ứng xử tốt sẽ giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi công việc với đồng nghiệp, hay truyền đạt thông tin tốt hơn với đối tác, khách hàng. Từ đó tạo phong thái chuyên nghiệp mang đến thiện cảm.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị kỹ năng lắng nghe. Loại kỹ năng này giúp người nói sẽ cảm nhận được cảm giác được tôn trọng khi tiếp xúc với bạn. Ngoài ra, điều này giúp bạn có cơ hội nhìn nhận, sàng lọc ý kiến để nâng cao kinh nghiệm, kiến thức cho bản thân.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Là một nhân viên văn phòng, bạn cần trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề. Tùy từng thời điểm, hoàn cảnh cụ thể mà bạn có thể linh động cách giải quyết khác nhau. Điều này giúp hạn chế tối đa ảnh hưởng của vấn đề đến hiệu suất công việc.
Chủ động, nhanh nhẹn
Nhân viên văn phòng cần có tinh thần chủ động, nhanh nhẹn khi tiếp nhận, xử lý các thông tin, vấn đề phát sinh tại văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn nhận được đánh giá cao bởi đồng nghiệp và cấp trên.
Cẩn thận, tỉ mỉ
Tính cẩn thận, tỉ mỉ là tố chất rất cần thiết đối với một nhân viên văn phòng. Vị trí này thường chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tiếp nhận, lưu trữ văn bản, chứng từ, in ấn và chuyển giao đến các phòng ban hoặc đối tác liên quan. Do đó, tính tỉ mỉ là điều cần thiết để giảm rủi ro nhầm lẫn và mất mát chứng từ.
Nhân viên văn phòng học ngành gì?
Quản trị kinh doanh
Bạn có thể học ngành quản trị kinh doanh nếu muốn trở thành một nhân viên văn phòng. Bởi vì chương trình đào tạo của ngành này đa dạng kiến thức chuyên ngành như nhân sự, điều hành, marketing, tài chính.
Học ngành này giúp bạn có lợi thế là linh hoạt đảm nhận các vị trí khác nhau trong công ty. Tuy nhiên, nếu học ngành này, bạn cần có khả năng bao quát tốt cùng vốn kiến thức sâu rộng.
Quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là ngành học đào tạo về việc giám sát và đánh giá. Do đó, ngành học này giúp bạn trang bị những kiến thức về nghiệp vụ trong việc lưu trữ tài liệu, hành chính văn phòng tại cơ quan, doanh nghiệp,…
Quản trị nhân lực
Đây là ngành học giúp bạn được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cơ bản về quản lý nguồn nhân lực trong công ty. Học ngành này bạn sẽ có kỹ năng điều hành, quản trị con người, biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.
Kế toán
Đây là công việc yêu cầu kiến thức chuyên môn cao về thu thập, xử lý, kiểm tra số liệu để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn sẽ phải lập dự toán, tính chi phí, quản lý nguồn doanh thu, phân bổ ngân sách theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Mức lương của nhân viên văn phòng
Mức lương của nhân viên văn phòng sẽ có sự chênh lệch, phụ thuộc vào vị trí công việc và cấp bậc. Cụ thể:
Cấp bậc nhân viên
Salaryexplorer đã đưa ra một thống kê, cho thấy mức lương của cấp bậc nhân viên văn phòng tại Việt Nam sẽ dao động từ 5 – 12 triệu đồng/tháng. Thu nhập này chủ yếu là của các vị trí như hành chính nhân sự, nhân viên lễ tân.
Cấp bậc thư ký, trợ lý
Cũng theo thống kê của Salaryexplorer, mức lương của một nhân viên văn phòng tại vị trí bậc thư ký, trợ lý là khoảng từ 4 – 13 triệu đồng/tháng. Mức lương càng cao đòi hỏi càng nhiều về kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ.
Cấp bậc quản lý
Theo Salaryexplorer, đối với nhân viên văn phòng lên được bậc quản lý sẽ nhận được mức lương dao động từ 15 – 50 triệu đồng/tháng. Vị trí này yêu cầu bạn là người có chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng và chịu được áp lực.
Ngoài ra, cấp bậc quản lý của một nhân viên văn phòng đòi hỏi bạn bạn phải tốt nghiệp chuyên ngành như: Quản trị kinh doanh, quản trị hành chính nhân sự,… Bên cạnh đó, bạn phải có ngoại ngữ tốt và nhiều kinh nghiệm.
XEM THÊM:
- Ngành truyền thông đa phương tiện là gì? Cơ hội việc làm?
- Admin là gì? Những vị trí công việc admin phổ biến hiện nay
- Phiên dịch viên là gì? Cơ hội việc làm? Mức lương bao nhiêu?
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có những thông tin hữu ích và hiểu rõ hơn nhân viên văn phòng là gì, cũng như đặc điểm và phân loại ngành dịch vụ. Hãy theo dõi DINHNGHIA để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé! Hẹn gặp lại bạn ở các bài viết tiếp theo!