Microsoft Office là một công cụ hữu hiệu giúp tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, liệu bạn đã biết hết được các công dụng, lợi ích của nó chưa? Xem ngay bài viết bên dưới để biết được Microsoft Office là gì cũng như những công cụ của nó nhé!
Nội dung bài viết
Microsoft Office là gì?
Microsoft Office (nay là Microsoft 365) là bộ các ứng dụng văn phòng giúp quản lý công việc nhập dữ liệu, trình bày, thống kê dữ liệu được phát triển bởi Microsoft. Nó bao gồm các công cụ là Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook và Microsoft OneNote.
Microsoft Office gồm các công cụ nào?
Công cụ Microsoft cho máy tính
Word
Microsoft Word là phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản, cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text). Đồng thời, có thể kết hợp thêm nhiều hiệu ứng đa dạng từ phông chữ, màu sắc đến hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác.
Ngoài ra, công cụ này được tích hợp thêm các công cụ hữu ích như kiểm tra chính tả, ngữ pháp và cho phép lưu tập tin với nhiều loại đuôi. Phổ biến, ta có đuôi .doc hoặc .docx hoặc mở rộng hơn thì có .txt, .html,…
Excel
Tiếp theo là phần mềm tạo bảng tính – Excel, cung cấp các tính năng hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu với số lượng ô tính lên đến hàng triệu ô. Công cụ này phù hợp với những bạn cần lập bảng tính toán, phân tích dữ liệu nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác cao.
PowerPoint
Tiếp đến là PowerPoint, giúp bạn nhanh chóng tạo ra các slide trình chiếu, thuyết trình… Ứng dụng này được dùng khá phổ biến trong học tập, công việc vì hỗ trợ các bạn nhanh chóng hoàn thành một bài trình chiếu hoàn chỉnh.
OneNote
Tiếp đến, OneNote là ứng dụng có chức năng tương tự như một cuốn sổ, giúp lưu giữ thông tin quan trọng. Đặc biệt, bạn rất dễ sắp xếp, in ấn và chia sẻ với bất cứ ai một cách nhanh chóng.
Outlook
Kế đến là Microsoft Outlook, được biết đến là một ứng dụng tương tự như gmail, thường dùng để gửi và nhận email. Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng có thể giúp bạn quản lý nhiều công việc khác như lên lịch hẹn, phân chia nhiệm vụ, lưu trữ danh bạ và ghi chú.
Access
Là ứng dụng với thế mạnh giúp lưu trữ, sắp xếp, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu. Microsoft Access cung cấp tính năng làm việc trên bảng và có thể tạo liên kết dữ liệu giữa các bảng giúp bạn quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
Publisher
Microsoft Publisher là một ứng dụng hỗ trợ thiết kế đồ họa dành cho các phần mềm xuất bản trên máy tính. Điểm khác biệt so với Microsoft Word là mạnh về sắp xếp bố cục và thiết kế trang, hỗ trợ cho các bạn khi xuất bản.
Skype for Business
Skype for Business là một ứng dụng hỗ trợ nhắn tin, gọi video của Microsoft. Phần mềm được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp vì các tính năng được sử dụng miễn phí với chất lượng ổn định, cách dùng đơn giản.
Project
Tiếp theo là một phần mềm khá mới, Microsoft Project giúp quản lý dự án vô cùng gọn gàng và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để hỗ trợ quản lý các đầu mục công việc trong dự án, phân bổ nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ và khối lượng công việc của các thành viên.
Visio
Visio là một ứng dụng hỗ trợ bạn trực quan hóa các dòng quy trình công việc, từ đó giúp bạn dễ dàng hệ thống suy nghĩ và tăng năng suất công việc.
Teams
Cuối cùng là Microsoft Teams, ứng dụng cung cấp dịch vụ chat, meetings, ghi chú và truyền tệp đính kèm. Đây cũng là một công cụ vô cùng phổ biến với doanh nghiệp, bạn có thể kết hợp với nhiều ứng dụng khác của Microsoft để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Ứng dụng cho điện thoại
Word
Tương tự như word hỗ trợ trên máy tính, ứng dụng word trên điện thoại hỗ trợ cho bạn đầy đủ các tính năng như chỉnh sửa văn bản, lựa chọn font chữ, hình ảnh,…. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một vài hạn chế nhất định khi bạn chỉnh văn bản trên điện thoại như mức độ hiển thị, dễ thao tác nhầm do độ rộng màn hình điện thoại hạn chế.
Excel
Excel trên điện thoại được tích hợp khá nhiều tính năng, đảm bảo hiệu suất làm việc gần như tương đương với phiên bản trên máy tính. Bạn có thể dễ dàng quản lý bảng tính, bảng, sổ làm việc đính kèm trong email từ điện thoại vô cùng tiện lợi và linh hoạt.
PowerPoint
PowerPoint trên điện thoại là công cụ cho phép bạn truy cập và thực hiện chỉnh sửa cả bản trình bày nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, phần mềm này trên điện thoại sẽ có một số hạn chế về thao tác tùy chỉnh trên bản trình bày.
Link tải PowerPoint cho Android
OneNote
OneNote tương tự như một cuốn sổ ghi chép gọn gàng, luôn trong tầm tay bạn để bạn dễ dàng ghi chú lại mọi suy nghĩ, ý tưởng và dễ dàng quản lý chúng. Ứng dụng có cách sử dụng khá đơn giản, bạn có thể đồng bộ giữa các thiết bị với nhau qua tài khoản Microsoft.
Lync (Skype)
Hiện nay, Lync đã được đổi tên thành Skype với nhiều tính năng hiện đại như gọi điện, video call, nhắn tin nhanh, tạo hội thảo,… Đồng thời, ứng dụng dễ dàng cài đặt trên điện thoại, giúp bạn không bao giờ để lỡ bất cứ một thông báo nào từ đồng nghiệp, công việc.
Link tải Lync (Skype) cho Android
Outlook
Tiếp đến, outlook trên điện thoại được thiết kế giúp bạn dễ dàng kiểm tra và tìm kiếm các email quan trọng. Bên cạnh đó, ứng dụng hỗ trợ bạn sắp xếp các email theo phân loại rõ ràng. Đồng thời, chúng có thể dễ dàng đồng bộ thông qua Onedrive hoặc Dropbox.
Office Lens
Ứng dụng vô cùng hữu hiệu với những bạn thường xuyên sử dụng hình ảnh và có nhu cầu chuyển đổi các định dạng hình. Office Lens giúp bạn chuyển đổi hình ảnh sang các định dạng như PDF, file in, chữ viết tay và lưu trữ chúng.
Link tải Office Lens cho Android
Office Remote
Hiện tại, ứng dụng này chỉ hỗ trợ cho các thiết bị Android giúp điều khiển các file Powerpoint từ xa với đầy đủ các tác vụ, giúp bạn có một buổi thuyết trình mượt mà và thành công.
Link tải Office Remote cho Android
Link tải Office Remote cho iOS
Office Mobile
Office Mobile là bộ ứng dụng Office 365 được thiết kế phù hợp với điện thoại iPhone, Android hay các máy tính bảng chạy Android dưới 8 inch và hoàn toàn miễn phí. Ứng dụng cho phép bạn thoải mái chỉnh sửa nội dung file mà không bị giới hạn về bản quyền và tính năng của các ứng dụng.
Link tải Office Mobile cho Android
Link tải Office Mobile cho iOS
Microsoft Office đã có trên những nền tảng nào?
Hiện nay, bạn có thể sử dụng các công cụ thuộc Microsoft Office trên mọi thiết bị: điện thoại, laptop, máy tính để bàn đến máy tính bảng. Bạn có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng trên hệ điều hành Windows và IOS.
Office đã cập nhật những tính năng mới nào cho smartphone?
Không giống như những thiết bị khác, smartphone khá hạn chế trong việc sử dụng các công cụ của Microsoft Office. Vì vậy, Microsoft đã cập nhập nhiều tính năng mới giúp tối ưu hóa các phiên bản Office trên hệ điều hành Android và iOS. Cụ thể:
- Trong bản cập nhật vào tháng 7 vừa qua, Microsoft update thêm tính năng đếm từ trong công cụ doc. Bảng update này sẽ giúp cố định số thứ tự trên màn hình trong khi cuộn văn bản, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và xem.
- Đối với Android, Outlook cho phép bạn xóa tên liên lạc, thêm chế độ Do Not Disturb (Biểu tượng mặt trăng – không làm phiền). Ứng dụng PowerPoint cho phép chỉnh sửa nội dung khi màn hình ở chế độ ngang, giúp bạn dễ dàng thao tác hơn.
- Còn với hệ điều hành iOS, bản Outlook cho phép bạn sao lưu tin nhắn nháp để linh động gửi thông qua điện thoại hoặc máy tính.
Các dịch vụ hữu ích khác của Microsoft
Bên cạnh các ứng dụng vô cùng hữu ích bên trên, Microsoft còn cung cấp rất nhiều ứng dụng online khác, mang đến cho người dùng những lựa chọn đa dạng và linh hoạt, phù hợp với nhu cầu.
Microsoft Office Online
Word Online
Thực hiện chỉnh sửa văn bản trực tuyến với đầy đủ các tác vụ tương tự như bản word offline. Đồng thời, phiên bản online này cho phép nhiều người dùng cùng lúc tham gia chỉnh sửa, vô cùng tiện lợi khi bạn làm việc nhóm.
Excel Online
Tương tự như phiên bản Word trực tuyến, Excel online cũng sở hữu nhiều tính năng tương tự như bản offline. Các tính năng đặc trưng nổi bật của Excel như bảng tính, công thức, chèn biểu đồ,… vẫn được đảm bảo.
PowerPoint Online
Phần mềm PowerPoint online được sử dụng khá phổ biến vì bạn có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa bằng phiên bản offline và đồng bộ với phiên bản online. Vì vậy, nhiều người dùng có thể cùng lúc chỉnh sửa, vô cùng tiện lợi.
OneNote Online
Dịch vụ vô cùng tiện lợi nếu máy bạn không có sẵn OneNote, chỉ cần nhanh chóng ghi lại những ý tưởng mà bạn bất chợt nghĩ ra rồi đăng nhập vào tài khoản Microsoft và thực hiện đồng bộ. Nhờ vậy, mọi khoảnh khắc, thông tin đều được bạn lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.
Outlook.com
Outlook.com là trang web online tương tự nhưng Gmail.com, bạn có thể dễ dàng truy cập vào Outlook của mình từ bất cứ thiết bị nào, dù không có cài sẵn ứng dụng này. Vì vậy, bạn có thể linh động làm việc từ bất cứ thiết bị nào, ở bất cứ địa điểm nào.
Docs.com
Đây là phiên bản online của word, với những tính năng gần như tương tự như ứng dụng soạn thảo văn bản Word, hỗ trợ bạn soạn thảo và chỉnh sửa văn bản nhanh chóng. Bạn cũng có thể hoàn toàn tải về phiên bản word offline sau khi hoàn tất.
OneDrive
OneDrive được biết đến như một kho lưu trữ đám mây của Microsoft, thích hợp để lưu trữ các file, folder, ảnh, video… trực tuyến. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ các dữ liệu được lưu trữ trên OneDrive nhanh chóng đến các thiết bị khác thông qua địa chỉ gmail.
Office Sway
Microsoft Sway là một ứng dụng hỗ trợ mạnh về yếu tố thiết kế, bạn có thể sử dụng để làm cho các bài thuyết trình, báo cáo hoặc câu chuyện cá nhân của bản thân trở nên chuyên nghiệp và đẹp mắt hơn rất nhiều.
Delve
Đây là một ứng dụng khá lạ, không phổ biến. Delve hỗ trợ bạn quản lý hồ sơ Microsoft 365, giúp khám phá và sắp xếp các thông tin theo thứ tự quan tâm của bạn. Đồng thời, ứng dụng có độ bảo mật khá cao, hạn chế người khác có thể truy cập và xem các tệp riêng tư của bạn.
Microsoft Forms
Tiếp theo là Microsoft Forms, ứng dụng giúp bạn tạo lập các file khảo sát, thu thập thông tin nhanh chóng và hiển thị kết quả dưới dạng đồ thị vô cùng rõ ràng. Đây cũng là một ứng dụng vô cùng tiện lợi, hỗ trợ nhiều định dạng về câu hỏi, câu trả lời tùy theo yêu cầu của bạn.
Outlook on the web
Outlook on the web là ứng dụng web giúp quản lý thông tin cá nhân của bạn, bao gồm ứng dụng email, lịch, quản lý liên hệ và quản lý tác vụ.
Microsoft Planner
Là một ứng dụng hoàn hảo giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý kế hoạch. Bạn cũng có thể dễ dàng phân chia nhiệm vụ, giao tiếp và quản lý tiến độ các member thực hiện để dễ dàng nắm bắt được tiến độ dự án. Tiện ích này cũng hỗ trợ bạn chia sẻ tệp làm việc liên quan đến dự án.
Office 365 Video
Tiện ích có tên gọi khác là Microsoft Stream hỗ trợ bạn phân phối các video trên nhiều nền tảng khác của Office 365 như Terms, site SharePoint, bài đăng Yammer,… Nhờ vậy, các bài đăng của bạn sẽ trở nên sống động, đa dạng và cung cấp nội dung hấp dẫn hơn.
Microsoft Bookings
Là công cụ sắp xếp lịch trình dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Tiện ích giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian cũng như chủ động kiểm tra thời gian của các thành viên khác, liệu họ có đang rảnh thời gian đó và tham gia được buổi họp hay không?
Xem thêm:
- MOS là gì? So sánh lợi ích IC3 và MOS
- Power BI là gì? Những chức năng nổi bật của Power BI so với Excel?
- Foxit Reader là gì? 7 tính năng nổi bật của Foxit Reader
Trên đây là rất nhiều thông tin giúp bạn hiểu rõ ràng định nghĩa Microsoft Office là gì cũng như bao gồm các công cụ nào. Nếu thấy bài viết bổ ích, đừng quên chia sẻ để nhiều bạn bè cùng biết nhé!