Với sự phát triển nhanh chóng và dữ liệu ngày càng khổng lồ, bạn đã từng nghe qua EDI nhưng chưa có thời gian tìm hiểu. Bài viết sau đây của DINHNGHIA.COM.VN sẽ giới thiệu EDI là gì một cách tổng quan nhất cho các bạn và hơn thế nữa là những lợi ích và nguyên tắc hoạt động EDI trong quản trị chuỗi cung ứng.
Nội dung bài viết
EDI là gì?
EDI viết tắt của Electronic Data Interchange, có nghĩa là trao đổi dữ liệu điện tử. Theo Luật thương mại quốc tế: “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương thức điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thoả thuận để cấu trúc thông tin”. Nói một cách đơn giản dễ hiểu, EDI là quy trình được các doanh nghiệp sử dụng để gửi thông tin đến một công ty khác bằng điện tử.
Nói đến thương mại điện tử, EDI chính là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giao dịch của B2B. Các dữ liệu trong giao dịch EDI thường là hoá đơn, đơn đặt hàng, báo cáo,…
Quá trình phát triển EDI
Trao đổi dữ liệu điện tử EDI đã được sử dụng từ những năm 1960. Tiêu chuẩn EDI ra đời lần đầu tiên tại Hoa Kỳ do Ủy ban phối hợp dữ liệu giao thông vận tải (TDCC) đưa ra. Các ứng dụng EDI ngày càng trưởng thành hơn khi có ngày càng nhiều ngành công nghiệp áp dụng như công nghiệp kho bãi, hàng hải, ô tô,…
Đặc biệt, sự phát triển và hội nhập thị trường quốc tế là cơ hội để EDI ngày càng phát triển rộng rãi trên khắp thế giới, nhất là tại Mỹ và châu Âu. Vì thế, Liên Hợp Quốc cung cấp một loạt các tiêu chuẩn quốc tế dưới sự quản lý chung của UN/CEFACT và UNECEx. Việc phát triển tiêu chuẩn EDI quốc tế hiện đang được quan tâm bởi 2 tổ chức là ISO và UN/CEFACT.
Lợi ích sử dụng EDI
Tiết kiệm chi phí
- Giảm và hạn chế tối đa chi phí in ấn giấy tờ.
- Giảm chi phí giao dịch.
- Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
- Tiết kiệm thời gian nhập thông tin văn bản nhiều lần.
Xử lý giao dịch tốc độ và chính xác
- Các giao dịch diễn ra trong vài giây đến vài phút.
- Giảm sai sót do nhập thông tin thủ công nhiều lần.
- Hệ thống lưu trữ EDI đảm bảo quá trình văn bản được giao đến đối tác, theo dõi lộ trình hàng hoá trong từng giai đoạn.
Tăng hiệu quả kinh doanh
- Tự động hoá giúp công việc được tối ưu hoá một cách nhanh nhất.
- Giảm sức lao động và hạn chế sai sót từ nhân viên khi xử lý thông tin.
- Giảm trường hợp bồi thường hoặc huỷ đơn hàng do sai sót trong quá trình tiếp nhận đơn hàng.
- Dữ liệu kinh doanh có thể được gửi và theo dõi trong thời gian xác thực.
- Giảm thời gian lưu kho và số lượng hàng tồn kho vì nó được tích hợp cùng với hệ thống lưu kho tự động.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn vì chu trình giao dịch thương mại diễn ra nhanh hơn.
- Tạo cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng khả năng cạnh tranh.
Kết nối với doanh nghiệp toàn cầu
- EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng cho đến nay.
- EDI vẫn là giao dịch quan trọng trong thương mại điện tử B2B.
- EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm các lỗi sai sót thường gặp trong hình thức truyền thống.
Lợi thế trong chiến lược kinh doanh
- Đưa ra quyết định nhanh chóng kịp thời nhờ EDI có thể hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch.
- Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới.
- Thúc đẩy quá trình phát triển xã hội bền vững.
Cách thức vận hành
Tiêu chuẩn EDI
Các tiêu chuẩn EDI đã được xây dựng và phát triển năm 1982, sau đó đưa vào sử dụng năm 1985. Tiêu chuẩn EDIFACT (UN/EDIFACT) và chuẩn ANSI ASC X12 là 2 chuẩn được sử dụng thông dụng nhất. Ở Mỹ, người ta sử dụng phổ biến tiêu chuẩn ANSI ASC X12. Còn ở những quốc gia châu Á – Âu thì thường dùng tiêu chuẩn UN/EDIFACT hơn.
Cùng mình điểm qua một số tiêu chuẩn EDI chính như:
- UN/EDIFACT được sử dụng phổ biến ở châu lục Á – Âu.
- ANSI ASC X12 được sử dụng rộng rãi ở Bắc Mỹ
- EANCOM tiêu chuẩn được sử dụng trong thương mại.
- CEFIC chuẩn được sử dụng trong công nghiệp hóa chất.
- EDICON chuẩn được sử dụng trong ngành công nghiệp xây dựng.
- RINET sử dụng trong bảo hiểm.
- HL7 được sử dụng trong chăm sóc sức khỏe.
- Odette chuẩn được sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô châu Âu.
- IATA được sử dụng trong vận tải hàng không.
- SPEC 2000 sử dụng trong ngành công nghiệp quốc phòng.
- SWIFT được sử dụng trong các lĩnh vực ngân hàng.
- UIC 912 được sử dụng trong giao thông vận tải đường sắt.
Nguyên tắc hoạt động
Để quy trình EDI có thể diễn ra một cách thuận lợi nhất thì giữa các doanh nghiệp đối tác cần phải tích hợp hệ thống EDI. Các bên tham gia trong quy trình sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI. Thông thường hiện nay, trong giao dịch quốc tế sử dụng dạng chuẩn là UN/EDIFACT.
Bước 1 – Chuẩn bị các tài liệu sẽ được gửi: Thu thập và sắp xếp dữ liệu. Dựa vào hệ thống phần mềm, những dữ liệu này sẽ được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI.
Bước 2 – Dịch tài liệu sang định dạng EDI: Phần mềm dịch sẽ tự động chuyển đổi định dạng dữ liệu nội bộ sang định dạng chuẩn EDI.
Bước 3 – Kết nối và truyền tài liệu EDI của bạn đến đối tác kinh doanh: Sau khi tài liệu được dịch sang định dạng EDI thích hợp và sẵn sàng để gửi đi, bạn cần kết nối với từng đối tác của mình để thực hiện việc truyền tải đó. Hiện nay có 2 cách phổ biến truyền tài liệu EDI là thông qua Internet EDI hoặc qua mạng lưới giá trị gia tăng (VAN).
Bước 4 – Nhận tài liệu truyền tới: Khi đối tác sẽ nhận dữ liệu điện tử truyền tới, phần mềm sẽ tiến hành dịch các dữ liệu của họ dựa theo các chuẩn EDI đã được quy định.
Bước 5 – Xử lý dữ liệu điện tử nhận được: Sau khi dữ liệu được dịch sẽ tiếp tục được xử lý tại hệ thống điện tử. Quá trình hoạt động, lưu trữ và truyền tải thông tin dữ liệu có thể chuyển trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, cũng như được xử lý hoàn toàn tự động với các ứng dụng nội bộ tại đây.
Giao thức truyền tải EDI
Hiện nay, có các giao thức truyền tải qua Internet phổ biến như:
- SMTP: Simple Mail Transfer Protocol – giao thức truyền tải thư tín đơn giản, cung cấp các hướng dẫn giao tiếp cho phép phần mềm truyền một thư điện tử (email) qua Internet. Giao thức này được định nghĩa trong RFC 821 (STD 10) và được chỉnh lý bằng bản RFC 1123 (STD 3), chương 5. Hiện nay, SMTP chỉ được dùng để gửi thư đến một máy chủ thư điện tử và sau đó là chuyển tiếp. Muốn truy xuất email, bạn phải sử dụng IMAP hoặc POP3.
- HTTP: HyperText Transfer Protocol – giao thức truyền tải siêu văn bản, là một giao thức lớp ứng dụng được sử dụng phổ biến trong bộ các giao thức TCP/IP. HTTP hoạt động dựa trên mô hình Client (máy khách) – Server (máy chủ). Trong đó, các máy tính của người dùng sẽ đóng vai trò làm Client. Sau một thao tác của người dùng, các Client sẽ gửi yêu cầu đến Server và chờ đợi câu trả lời.
- FTP: File Transfer Protocol – giao thức truyền tập tin, hoạt động với mô hình tương tự HTTP. Trong đó, máy chủ (FTP Server) dùng chạy phần mềm cung cấp dịch vụ FTP, gọi là trình chủ, lắng nghe yêu cầu về dịch vụ của các máy tính khác trên mạng lưới. Máy khách (FTP Client) chạy phần mềm dành cho người sử dụng dịch vụ, gọi là trình khách. Khi hai máy đã liên kết, máy khách có thể xử lý các thao tác về tập tin chẳng hạn như tải tệp lên máy chủ, hoặc tải tệp từ máy chủ xuống máy của mình, đổi tên hay xóa tập tin,…
Xem thêm:
- Data Mining là gì? Công cụ khai phá dữ liệu phổ biến
- Dropshipping là gì? Những thử thách của mô hình Dropshipping?
- Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số
Trên đây là những chia sẻ của mình về khái niệm EDI là gì trong chuỗi cung ứng, cũng như nguyên tắc hoạt động và giao thức trao đổi dữ liệu điện tử. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã có được những thông tin hữu ích. Nếu thấy hay, đừng quên chia sẻ với mọi người nhé!