Khi đi xin việc, ngoài nộp CV các bạn cũng có thể bổ sung thêm cover letter để giúp bộ hồ sơ trở nên chuyên nghiệp hơn. Nếu các bạn vẫn còn đang thắc mắc cover letter là gì và làm sao để viết cover letter. Hãy cùng DINHNGHIA tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
Nội dung bài viết
Cover letter là gì?
Cover letter còn được biết đến với tên gọi là Thư xin việc. Văn bản này thường được viết ngắn gọn, tập trung vào việc giới thiệu kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên phù hợp với vị trí mà họ đang ứng tuyển. Một cover letter thường sẽ có độ dài khoảng 1/2 – 2/3 trang A4.
Cấu trúc của cover letter chuyên nghiệp
Thông tin liên lạc trong cover letter
Ở phần thông tin liên lạc, các bạn cần nêu đầy đủ thông tin liên lạc của bản thân lẫn người nhận cover letter hoặc đối tượng mà các bạn muốn gửi CV đến. Thông thường, những đối tượng này có thể là phòng nhân sự, trưởng phòng các phòng ban hoặc cũng có thể là nhân viên tuyển dụng trực tiếp.
Các bạn hãy trình bày phần thông tin liên lạc như một lá thư bình thường, nghĩa là nên có phần họ tên và chức vụ hay chuyên môn hiện tại của các bạn.
Thông tin liên lạc gồm:
- Họ tên
- Địa chỉ email
- Số điện thoại
- Social media, website (nếu có)
- Địa chỉ nơi ở/công ty
Phần mở đầu
Phần mở đầu thường sẽ là phần để lại nhiều ấn tượng và thu hút được sự chú ý của các nhà tuyển dụng. Vì vậy trong phần này, các bạn có thể nói lý do vì sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn cho công ty hay doanh nghiệp của họ.
Hãy trình bày thật ngắn gọn trong khoảng 2 – 4 dòng để nêu lên lý do bao gồm kinh nghiệm, năng lực của bạn. Bên cạnh đó, ở phần này các bạn có thể tách ra làm 2 đoạn để nhà tuyển dụng tiện theo dõi.
Phần nội dung
Nội dung là phần quan trọng nhất của cover letter, các bạn cần nói cụ thể về các kinh nghiệm làm việc và những kỹ năng phù hợp với vị trí mà bản thân đang ứng tuyển. Nếu có thể, các bạn cũng hãy thể hiện cho công ty thấy sự am hiểu của bạn về họ, vì đây sẽ được xem là một điểm cộng cho bạn.
Nếu ngay từ đầu nhà tuyển dụng đã bị thu hút bởi cover letter của bạn, thì chắc hẳn họ sẽ muốn tìm hiểu thêm thông tin về bạn. Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải ghi quá chi tiết về quá trình làm việc hay toàn bộ các kỹ năng của mình như trong CV. Bạn nên trình bày thật ngắn gọn, nhưng đi thẳng vào vấn đề chính.
Phần kết thúc
Sau khi đã nói chi tiết về các kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân, các bạn hãy kết cover letter bằng một lời cảm ơn và hẹn được gặp mặt/liên lạc để dễ trao đổi về vị trí tuyển dụng. Cũng tương tự như các phần trên, các bạn cũng chỉ nên nói một cách ngắn gọn và thể hiện đủ sự chân thành là được.
Ngoài ra, bạn cũng nên nhắc lại với các nhà tuyển dụng về cách thức liên lạc với bạn, kèm theo một lời cảm ơn. Đồng thời, hãy nhớ rằng chữ ký cá nhân là yếu tố không thể thiếu nhé!
Một số lưu ý khi viết cover letter
- Định dạng: Đối với cover letter thì bạn nên lựa chọn những định dạng đơn giản, dễ nhìn. Bạn cũng nên ưu tiên lựa chọn những font chữ thông dụng như Arial, Times New Roman,… và đồng nhất 1 font chữ cho toàn bộ nội dung. Lưu ý nên sử dụng khổ giấy A4 bạn nhé!
- Độ dài của cover letter: Thư xin việc nên được viết càng ngắn gọn càng tốt, tuy nhiên cần súc tích và đầy đủ ý. Độ dài an toàn đối với cover letter là khoảng 1/2 – 2/3 chiều dài 1 trang A4.
- Lời mở đầu: Nếu trong quá trình viết phần mở đầu, bạn gặp khó khăn vì không biết nên viết như thế nào. Hãy dành một chút thời gian để tìm câu trả lời cho những câu hỏi như “Tại sao công việc này hấp dẫn bạn?, “Tại sao bạn lại phù hợp với công việc này?”, “Bạn có thể làm được điều gì đặc biệt nếu trúng tuyển vào vị trí này?”.
- Đặt sự chân thành vào cover letter: Việc tìm kiếm các mẫu cover letter có sẵn là điều rất dễ dàng, tuy nhiên bạn đừng nên quá máy móc mà vô tình làm cover letter của bản thân trở nên khô khan. Hãy cẩn thận viết từng câu, từng chữ để thể hiện sự chân thành và quan tâm của bản thân dành cho doanh nghiệp hay công ty.
Các sai lầm cần tránh khi viết cover letter
Thiếu sự nghiên cứu về công ty
Nhiều người thường xem nhẹ việc tìm hiểu về công ty – nơi mà bản thân sẽ ứng tuyển vào. Việc bạn dành chút thời gian và tìm hiểu về công ty đó sẽ giúp cover letter của bạn trở nên thu hút và làm cho người nhận cảm thấy được sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.
Tường thuật lại toàn bộ mọi chuyện
Một trong những sai lầm mà nhiều người mắc phải là kể lại chi tiết, toàn bộ những kinh nghiệm mà bản thân có trong cover letter. Tuy nhiên, sự lan man này đôi khi sẽ vô tình làm các nhà tuyển dụng bỏ qua cover letter của các bạn.
Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể thể hiện sự hiểu biết của mình đối với lĩnh vực mà bạn đang ứng tuyển. Sau đó, bạn có thể nêu bật lên những kinh nghiệm và kỹ năng mà trước đây bản thân đã tích lũy mà có thể đáp ứng cho yêu cầu ở vị trí này.
Tập trung quá nhiều vào bản thân
Không chỉ cover letter mà nhiều bạn khi viết CV cũng thường tập trung quá nhiều vào bản thân mình. Tuy nhiên, điều mà nhà tuyển dụng cần là những đóng góp mà bạn có thể mang đến cho họ.
Vậy nên, bạn hãy xem cover letter như một lời “chào hàng” mà bản thân dành cho doanh nghiệp. Thay vì chỉ nói về bản thân mình thì các bạn hãy nghĩ đến những yêu cầu mà nhà tuyển dụng mong muốn để thể hiện.
Viết quá dài
Không gì tệ hơn việc bạn phải ngồi đọc một lá thư xin việc dài tận 5 – 6 trang giấy đúng không nào? Trên thực tế thì có đến 70% nhà tuyển dụng thích những cover letter có độ dài từ một trang trở xuống. Vậy nên các bạn hãy viết trong lá thư xin việc của mình thật ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ các thông tin cần thiết.
Thiết kế
Nếu một lá thư xin việc quá đơn điệu, có thể khiến người đọc cảm thấy nhàm chán. Vậy nên bạn có thể tô điểm thêm bằng một chút màu sắc hoặc họa tiết trang trí nhỏ. Tuy nhiên, bạn cũng cần tiết chế để lá thư không trở nên quá lòe loẹt hay rối mắt, mà vẫn đảm bảo lịch sự.
Lỗi đánh máy
Lỗi đánh máy cũng là một trong những lỗi thường gặp. Bởi vì hiện nay phần lớn mọi người đều sử dụng máy tính hoặc các phần mềm để hỗ trợ cho việc tạo ra một CV hay cover letter. Lỗi đánh máy tưởng chừng không quá lớn lao, nhưng cũng có thể làm bạn mất đi một cơ hội việc làm rồi đấy!
Vì vậy, trước khi gửi cover letter đi hãy dành thời gian để đọc đi đọc lại chúng thật kỹ lưỡng, ngoài lỗi chính tả, bạn cũng nên kiểm tra thật kỹ phần thông tin liên lạc hoặc ngày/tháng/năm và tên công ty để không vụt mất cơ hội của bản thân nhé!
Cách viết một cover letter chuyên nghiệp
Bước 1: Đặt chi tiết liên hệ của bạn (và của nhà tuyển dụng) vào tiêu đề
Phần mở đầu thư, các bạn nên để chi tiết về thông tin liên lạc của bản thân, bao gồm:
- Thời gian
- Họ và tên của người cơ quan doanh nghiệp/tổ chức tuyển dụng
- Địa chỉ công ty
- Số điện thoại của công ty
- Tên người quản lý tuyển dụng hoặc địa chỉ email của công ty
Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp
Để tạo ấn tượng và tăng thêm sự thu hút cho cover letter của các bạn, thì ngay phần mở đầu bạn nên chào với tên riêng của người nhận thư. Trong trường hợp bạn không chắc chắn về tên thật của đối phương, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra trên các trang web liên quan.
Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của người nhận (như trưởng phòng, phó phòng,…) thì bạn có thể bỏ qua. Trong trường hợp, bạn không tìm thấy tên của ai thì bạn có thể gửi đến bộ phận cụ thể, ví dụ “Kính gửi Phòng Nhân sự”.
Bước 3: Thu hút người quản lý tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ
Các bạn hoàn toàn có thể làm cho phần giới thiệu trở nên lôi cuốn hơn bằng cách thêm một chút mô tả về tính cách, đam mê hay những điểm nhấn trong sự nghiệp của bản thân. Tuy nhiên, bạn nên đề cập theo một cách có chừng mực và vừa phải.
Bạn có thể áp dụng một số cách xây dựng chiến lược giới thiệu thư xin việc như sau:
- Thể hiện tình cảm của bạn đối với công ty.
- Làm nổi bật các thành tích trong quá khứ mà có liên quan đến vị trí ứng tuyển.
- Thể hiện niềm đam mê với công việc của bạn.
Bước 4: Chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc
Đây là một bước vô cùng quan trọng mà các bạn cần nắm bắt để có một cover letter thật chuyên nghiệp. Các bạn cần lưu ý hai điều sau:
- Quan tâm đến những kết quả thực tế: Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ để tâm đến kinh nghiệm của các bạn. Tuy nhiên, việc chỉ kể về những kinh nghiệm mà không có minh chứng, hay số liệu sẽ làm giảm độ tin cậy và đôi khi nhà tuyển dụng sẽ loại cover letter của các bạn.
- Trau dồi và rèn luyện phẩm chất: Nếu các bạn đang lo lắng vì bản thân không có nhiều kinh nghiệm thì cũng không sao cả. Vì số năm kinh nghiệm không phải là điều duy nhất mà nhà tuyển dụng quan tâm. Thay vào đó, nếu bạn thể hiện được sự cầu tiến và tư duy ham học hỏi thì cơ hội vẫn có thể đến với bạn.
Bước 5: Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung thư xin việc
Khi viết cover letter, bạn hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bản thân là một người lịch sự, cẩn trọng và đầy sự tự tin. Dù là ở phần đầu, thân hay cuối thì các bạn vẫn nên có sự trau chuốt, tỉ mỉ và cẩn thận trong từng câu từ.
Để có thể hoàn chỉnh một chiếc cover letter mang lại hiệu quả một cách tốt nhất, các bạn nên lưu ý những điều sau:
- Cảm ơn người quản lý hoặc nàh tuyển dụng đã xem xét hồ sơ của bạn.
- Khái quát lại lý do tại sao bạn là một ứng viên tiềm năng.
- Nhắc lại niềm đam mê của bạn dành cho vị trí, công việc đó.
- Lịch sự đề cập về lời mời phỏng vấn.
Bước 6: Khép lại cover letter bằng một lời chào kết thúc chuyên nghiệp
Ở phần kết, bạn ký tên vào thư xin việc của bạn với một lời chào kết thúc chuyên nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo sử dụng các cách chào, kết thư sau đây:
- Tôi – Em cảm ơn
- Trân trọng – Trân trọng cảm ơn
- Cảm ơn – Xin cảm ơn
- Chân thành cảm ơn – Xin chân thành cảm ơn
Bước 7: Kiểm tra lại Cover Letter
Khi rà soát lại một lượt cover letter, các bạn nên kiểm tra:
- Định dạng thư
- Văn phong sử dụng trong thư đã đồng bộ chưa
- Lỗi chính tả
Nếu các bạn cảm thấy câu từ còn lủng củng và có phần hơi dài thì bạn có thể lược bớt những thông tin không quan trọng. Đồng thời, bạn có thể sửa chúng lại thành những thông điệp súc tích nhất mà bản thân muốn truyền tải đến cho nhà tuyển dụng nhé!
Mẫu cover letter chất lượng
Mẫu cover letter tiếng Việt
Các mẫu thư xin việc bằng tiếng Việt thường sẽ có hai kiểu là truyền thống và hiện đại.
Bố cục trình bày mẫu truyền thống:
- Tiêu đề
- Tiêu đề văn bản theo văn hóa Việt Nam
- Tiêu đề nội dung “Thư xin việc” hoặc “Đơn xin việc”
- Thông tin người nhận: Họ tên, chức vụ, tên công ty, địa chỉ công ty
2. Thông tin cá nhân
- Họ tên, ngày sinh, địa chỉ
- Các hình thức liên lạc
3. Nội dung chính
- Giới thiệu kinh nghiệm làm việc, các thành tích đạt được và bằng cấp chuyên môn
- Thuyết phục nhà tuyển dụng về sự phù hợp của bản thân
- Thể hiện mong muốn được đóng góp cho công ty
- Hy vọng sớm nhận được phản hồi và có cơ hội tham gia phỏng vấn trực tiếp
- Gửi lời cảm ơn đến người nhận và doanh nghiệp
4. Kết thư
- Thời gian gửi cover letter
- Ký tên, ghi rõ họ tên, số điện thoại/thông tin liên lạc khác
Bố cục trình bày mẫu hiện đại:
- Thông tin cá nhân
- Họ tên, ngày sinh, địa chỉ
- Cách thức liên lạc: Số điện thoại, email, Zalo,…
- Thông tin người nhận: Họ tên, chức vụ, tên công ty, địa chỉ công ty
- Thời gian gửi cover letter
2. Nội dung chính
- Gửi lời chào đến người nhận
- Giới thiệu chi tiết những kinh nghiệm và kỹ năng mà bản thân đạt được (các bằng cấp chuyên môn)
- Thuyết phục nhà tuyển dụng về sự phù hợp của bản thân dành cho vị trí ứng tuyển
- Đề nghị nhà tuyển dụng liên lạc lại với bạn nếu cần thêm những thông tin khác và thể hiện sự mong chờ cho một buổi phỏng vấn trực tiếp
3. Lời chào kết kèm họ tên đầy đủ
Mẫu cover letter tiếng Anh
Bố cục trình bày:
- Thông tin cá nhân
- Họ tên, ngày sinh, địa chỉ
- Cách thức liên lạc: Số điện thoại, email, Zalo,…
- Thông tin người nhận: Họ tên, chức vụ, tên công ty, địa chỉ công ty
- Thời gian gửi cover letter
2. Nội dung chính
- Gửi lời chào đến người nhận
- Giới thiệu chi tiết những kinh nghiệm và kỹ năng mà bản thân đạt được (các bằng cấp chuyên môn)
- Thuyết phục nhà tuyển dụng về sự phù hợp của bản thân dành cho vị trí ứng tuyển
- Đề nghị nhà tuyển dụng liên lạc lại với bạn nếu cần thêm những thông tin khác và thể hiện sự mong chờ cho một buổi phỏng vấn trực tiếp
3. Lời chào kết kèm họ tên đầy đủ
Xem thêm:
- Senior là gì? Phân biệt Fresher, Junior và Intern trong doanh nghiệp
- Mindset là gì? Các loại Mindset và xu thế thay đổi Mindset khách hàng
- Fax là gì? Số Fax là gì, có bao nhiêu số? Cách gửi fax chi tiết
DINHNGHIA hy vọng rằng qua bài viết vừa rồi, bạn đã có thể hiểu được cover letter là gì và tích lũy thêm được những kinh nghiệm hữu ích để viết một lá thư xin việc thật chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!