Bài viết sau đây DINHNGHIA sẽ giới thiệu đến bạn về nghề admin là gì, những yêu cầu và ngành học nếu muốn trở thành admin. Ngoài ra, bài viết cũng sẽ đề cập đến một số mô tả công việc và mức lương dự kiến trong lĩnh vực này. Cùng xem qua nhé!
Nội dung bài viết
Admin là gì?
Admin là viết tắt của từ “Administrator”, đây là thuật ngữ liên quan đến các cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, điều hành những hoạt động cụ thể một cách hiệu quả. Họ thường được xem là người sở hữu quyền hành cao nhất trong một bộ phận, tổ chức.
Cụ thể, đối với các website hoặc những nền tảng mạng xã hội như Facebook, vai trò của admin là điều hành và quản lý các hoạt động trực tuyến. Còn trong kinh doanh, admin cũng là vị trí liên quan đến quản trị viên, trợ lý điều hành.
Mô tả công việc của vị trí admin
Để hiểu rõ hơn về nghề admin là làm gì, dưới đây là một số mô tả công việc của vị trí này mà DINHNGHIA tổng hợp được:
- Cập nhật tiến độ các dự án đang diễn ra, tạo lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất đo lường liên quan đến dự án.
- Lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình cho những sự kiện, cuộc họp của công ty.
- Chuẩn bị và lưu trữ các tài liệu liên quan đến những cuộc họp, sự kiện của công ty.
- Chuẩn bị các vật tư và tài liệu cần thiết cho những bộ phận có liên quan.
- Đưa ra các phân tích về chi phí, tổng hợp các báo cáo chi tiêu hàng tháng.
- Dự đoán lượng nhân sự cần thiết cho từng dự án của công ty.
- Xây dựng, duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin của các khách hàng.
- Đảm bảo môi trường làm việc và nhân sự tuân thủ đúng theo chính sách, quy định nội bộ của công ty.
- Xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Tiếp nhận và phân loại các thư từ, văn bản gửi đến cho công ty.
- Cập nhật những thông tin liên quan đến chính sách, tình hình và tiến độ công việc cho cấp quản lý cao hơn.
Những vị trí công việc admin phổ biến hiện nay
Admin văn phòng
Đầu việc của admin văn phòng rất đa dạng, liên quan nhiều đến việc quản lý tài liệu công ty, soạn thảo các văn bản, hợp đồng. Ngoài ra, admin cũng kiêm nhiệm việc duy trì môi trường làm việc hiệu quả cho tổ chức. Cụ thể, công việc của một admin văn phòng bao gồm:
- Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp, sự kiện trong công ty.
- Chuẩn bị và lưu trữ tài liệu của công ty, nhất là khi có sự kiện, cuộc họp quan trọng.
- Chuẩn bị các văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban.
- Quản lý, lưu trữ và duy trì cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty, đảm bảo thông tin luôn sẵn sàng và dễ truy cập.
- Tổng hợp báo cáo chi tiêu hàng tháng để theo dõi tài chính công ty.
- Sao lưu, bảo quản hồ sơ nhân viên thông qua văn bản, dữ liệu trên máy.
- Nhận và phân loại các văn bản, thư từ được gửi đến công ty để đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Duy trì, sắp xếp hồ sơ liên quan đến đối tác và khách hàng để dễ dàng tra cứu khi cần.
- Tiếp nhận, điều hướng các cuộc gọi đến công ty, đảm bảo thông tin truyền đạt chính xác.
- Tổ chức, sắp xếp và điều phối các hoạt động vui chơi, du lịch cho nhân viên và đối tác.
- Theo dõi và cập nhật đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ các chính sách, nội quy công ty.
Sales admin
Sales admin (nhân viên hỗ trợ kinh doanh) là vị trí có trách nhiệm hỗ trợ bán hàng, thúc đẩy tăng trưởng doanh số cho công ty. Sales admin sẽ là người phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo tăng hiệu suất bán hàng. Các nhiệm vụ cụ thể của sales admin bao gồm:
- Quản lý, soạn thảo những văn bản hành chính về hoạt động kinh doanh. Cụ thể như tạo hợp đồng, báo giá và thư chào hàng.
- Chịu trách nhiệm xử lý các công việc liên quan đến nhập hàng, quản lý hồ sơ khách hàng.
- Theo dõi các phản hồi của khách hàng trên các nền tảng như website, diễn đàn, mạng xã hội,… và đưa ra hướng giải quyết.
- Hỗ trợ và theo dõi các hoạt động bán hàng như tư vấn khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của công ty; hoàn tất thủ tục liên quan đến đăng ký, ký hợp đồng và thanh toán.
Admin Facebook
Admin Facebook là một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm quản trị fanpage, group cộng đồng trên Facebook. Thông thường, vị trí này thuộc hoạt động của đội ngũ social media, content creator trong bộ phận Marketing với các nhiệm vụ cụ thể như:
- Quản lý, duy trì fanpage Facebook của doanh nghiệp. Cụ thể, admin Facebook phải cập nhật thông tin của doanh nghiệp, set up ảnh đại diện và ảnh bìa, cũng như đảm bảo nội dung trên page luôn thu hút người đọc để họ tương tác.
- Tạo dựng các nội dung chất lượng, với các hình ảnh, bài viết, video phù hợp với đối tượng mục tiêu mà tổ chức hướng đến. Admin Facebook cũng đảm nhiệm việc lên kế hoạch và quản lý lịch trình đăng bài.
- Admin Facebook cũng tương tác với người dùng trên fanpage thông qua tin nhắn, bình luận, phản hồi câu hỏi trong các group cộng đồng.
- Tạo dựng, quản lý và chạy ads nhằm tối ưu hóa mức độ hiện diện của doanh nghiệp trên mạng xã hội, tiếp cận đối tượng mục tiêu tốt hơn.
- Làm việc cùng nhóm truyền thông, quảng cáo nhằm đảm bảo chiến lược truyền thông trên fanpage, group cộng đồng của doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu tổng thể.
- Cập nhật, áp dụng xu hướng mới trong quảng cáo, truyền thông để đảm bảo sự hiệu quả và tính hiện đại của trang Facebook.
- Phê duyệt thành viên mới, kiểm duyệt bài viết trong group. Ngoài ra, admin Facebook cũng giải quyết mâu thuẫn, tương tác, bình luận trên trang.
Admin website
Vai trò của admin website là duy trì, lưu trữ, cập nhật website của công ty. Đối với vị trí này ở các tập đoàn lớn còn tham gia cải tiến, nâng cấp các phần cứng và phần mềm liên quan để giúp website được tối ưu. Ngoài ra, các nhiệm vụ khác của admin website bao gồm:
- Quản lý, sao lưu hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Cài đặt các hệ thống để thêm, cập nhật nội dung lên website thủ công hoặc tự động.
- Tìm kiếm, phân tích nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục nếu tốc độ tải web chậm hoặc các vấn đề liên quan khác.
- Đề ra những tiêu chuẩn về hiệu suất, phương pháp tính hiệu quả hoạt động.
- Đưa ra và làm chuẩn hóa các cấp độ truy cập, bảo mật.
- Tìm kiếm, phát hiện các vấn đề xuất hiện trên website, máy chủ và đề xuất cách khắc phục.
- Cập nhật, nâng cấp website, phát hiện và vá lỗi kịp thời.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng khi sử dụng web.
Admin diễn đàn
Đây là vị trí quản lý các blog hoặc diễn đàn trực tuyến. Admin diễn đàn chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung và quản lý thành viên trên diễn đàn đó. Cụ thể gồm các nhiệm vụ như:
- Theo dõi, quản lý thành viên trên diễn đàn. Cụ thể, admin diễn đàn sẽ duyệt đăng ký thành viên mới, kiểm tra để đảm bảo thành viên tuân thủ quy định, quy tắc của diễn đàn.
- Xây dựng bộ quy tắc và hướng dẫn cho các thành viên trong diễn đàn. Cụ thể là quy định khi đăng bài, chủ đề được đăng tải và xử lý vi phạm.
- Đảm bảo các nội dung được đăng trên diễn đàn là phù hợp, không vi phạm các quy tắc.
- Phân tích hoạt động diễn đàn thông qua các chỉ số như lượng truy cập, lượt tương tác, lượng thành viên mới. Từ đó đưa ra các đánh giá để cải thiện trải nghiệm người dùng.
- Nắm bắt, áp dụng các xu thế mới trong việc quản lý diễn đàn nhằm cải thiện, duy trì hiệu suất.
Những yêu cầu cơ bản đối với vị trí admin
Admin là vị trí mà hầu hết công ty nào cũng có. Để ứng tuyển vị trí này, bạn cần đáp ứng các yêu cầu như:
- Tốt nghiệp Đại học thuộc chuyên ngành Truyền thông, Marketing hoặc các ngành liên quan.
- Đã có kinh nghiệm ở các vị trí như: Trợ lý giám đốc, quản trị viên, nhân viên lễ tân hoặc các vị trí liên quan.
- Sử dụng tốt thiết bị văn phòng, đặc biệt là máy in và máy fax.
- Có hiểu biết về các thủ tục, chính sách văn phòng.
- Sử dụng thành thạo máy tính với các phần mềm như Microsoft Office.
- Có khả năng tổ chức, quản lý thời gian.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời ở mức khá tốt.
- Khả năng quan sát, chú ý chi tiết cùng với tư duy giải quyết vấn đề.
Nhân viên admin lương bao nhiêu?
Mức lương chi trả cho một nhân viên admin trung bình là 9.5 triệu đồng/tháng. Cụ thể, một số nơi chi trả mức lương khởi điểm thấp nhất là 4 triệu đồng, trong khi mức lương cao nhất có thể đạt là 30 triệu đồng. Tuy nhiên, mức lương có thể tăng theo số năm kinh nghiệm.
Xem thêm:
- Ngành kiến trúc là gì? Cơ hội việc làm? Mức lương sau tốt nghiệp?
- Ngành quan hệ công chúng là gì? Cơ hội việc làm? Mức lương?
- Ngành hệ thống thông tin quản lý là gì? Học gì? Cơ hội việc làm?
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin để giúp bạn giải đáp thắc mắc admin là gì, cũng như những yêu cầu, mô tả công việc và mức lương của vị trí admin. Hãy theo dõi thêm nhiều bài viết từ DINHNGHIA để biết thêm những nghề nghiệp “hot” nhé!