Fax là một trong những phương thức liên lạc an toàn, hiệu quả, giúp gửi tài liệu nhanh chóng. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho bạn đầy đủ nhất về Fax là gì. Khám phá nhé!
Nội dung bài viết
Fax là gì?
Định nghĩa
Fax hay còn gọi là điện sao, điện thư là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp qua hệ thống dây điện đến máy nhận ở một nơi khác do nhà khoa học người Anh – Alexander Bain sáng chế và sau đó được các nhà khoa học đời sau kế thừa và phát triển cho tới dạng máy fax bây giờ.
Kỹ thuật fax thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín trong thập niên 1980 nhờ khả năng quét đọc tài liệu bản gốc sau đó mã hóa nó thành tín hiệu rồi gửi nó tới một máy fax ở đầu ra địa chỉ. Máy fax đầu ra ở bên nhận thông tin sẽ tiến hành đọc tín hiệu được gửi tới và in nó thành tài liệu.
-
Fax là một dạng truyền thông tin
Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc gửi thư bằng email được cho là thuận tiện và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, email đôi khi không thật sự an toàn vì nhiều loại hồ sơ quan trọng có thể bị tin tặc lấy cắp. Hơn nữa, một số quốc gia tín nhiệm chữ kí trên máy fax hơn là chữ ký điện tử trên email.
Ngoài những ưu điểm trên, fax còn có những thuận tiện nhất định cụ thể như khả năng chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu fax gửi đi, nhận fax, chuyển thành email và phát vào máy tính cá nhân của nhân viên, không cần in ra giấy.
Số fax là gì, có bao nhiêu số?
Số fax giống như mã số điện thoại, để người sử dụng fax có thể phân biệt được địa chỉ mà họ cần gửi tài liệu tới cũng như việc họ cho số fax để nhận tài liệu về. Tùy theo nhu cầu người dùng có thể sở hữu một số fax riêng hoặc chung.
Số fax chính là một dãy gồm 11 số. Các số fax này thường được công ty chọn theo số điện thoại. Ví dụ như công ty A có số fax là +84 (8) 3623 3818.
-
Số fax là gì, có bao nhiêu số
Máy fax là gì?
Máy fax trong tiếng Latin có cách đọc gần giống như từ facsimile được hiểu là tương đồng. Đây là một thiết bị được sử dụng để gửi tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại.
Máy fax còn được gọi là máy telefax hoặc máy viễn thông. Đường truyền đó được gọi là “faxes” và nó có thể thực hiện giữa 2 máy fax, hoặc giữa máy fax với máy tính, hay dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận và gửi fax.
-
Máy fax là gì
Công dụng của máy fax
Gửi fax bằng máy fax
Hướng dẫn nhanh: Kết nối điện thoại và máy fax -> Đặt tài liệu vào khay nạp tài liệu -> Nhập thông tin -> Chọn nút Send/Go -> Chờ fax quét và gửi tài liệu -> Lấy trang xác nhận
Hướng dẫn chi tiết:
Trước tiên, bạn phải chắc chắn rằng xung quanh bạn có ổ cắm điện, điện thoại cố định, đường dây điện thoại. Đây là những vật dụng không thể thiếu nếu muốn gửi fax bằng máy fax.
Bước 1: Kiểm tra đường truyền điện thoại để chắc rằng tín hiệu tốt. Sau đó cắm giắc điện thoại vào máy fax.
Bước 2: Đặt tài liệu muốn gửi vào khay nạp tài liệu. Lập tức máy fax sẽ hiển thị một biểu tượng nhỏ để bạn gửi tài liệu.
Bước 3: Nhập số fax bạn muốn gửi đến bao gồm số máy lẻ để quay số ra bên ngoài và bất kì mã quay số quốc tế nào. Tiếp theo, bạn chọn nút lệnh Send/Go (tùy thuộc vào kiểu máy fax).
Bước 4: Chờ fax hoàn tất quá trình quét và gửi tài liệu của bạn, sau đó lấy trang xác nhận. Cuối cùng mang theo tài liệu gốc của bạn.
Gửi fax bằng PC, laptop
Hướng dẫn nhanh: Nhấn vào biểu tượng Fax trên PC-> Chọn New Fax/Send a fax -> Next -> Nhập thông tin cần gửi -> Bấm Send
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Khi cần gửi fax bạn sẽ nhấn đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để thực hiện việc mở cửa sổ chương trình fax. Tiếp đến sẽ ấn chọn New Fax hoặc chọn file tiếp tục chọn Send a fax.
Bước 2: Bạn tiến hành nhập tên nơi muốn gửi fax và chọn To. Nhập số fax của nơi cần gửi vào mục Fax number. Trường hợp gửi fax đã lưu sẵn địa chỉ bạn chỉ cần nhấn vào nút Address Book. Nếu như bạn muốn gửi tới nhiều địa chỉ khác nhau thì sẽ ấn vào nút Add rồi tiếp tục nhập tên, số fax.
Bước 3:Nhấn Send để gửi đi
Gửi Fax qua Gmail
Hướng dẫn nhanh: Đăng nhập vào Gmail -> Chọn Compose/Soạn thư -> Nhập thông tin như viết mail -> Tải tài liệu lên -> Bấm Send/Gửi
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Bạn cần chắc chắn rằng mình có một tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa thì hãy đăng ký địa chỉ email với dịch vụ fax trực tuyến trước.
Bước 2: Nhấn vào nút màu xám có tiêu đề COMPOSE (Soạn) nằm bên trái, phía trên của hộp thư email.
Bước 3: Nhập số fax và phần mở rộng của dịch vụ. Gõ số mà bạn muốn gửi bản fax vào mục “To” (đến) theo sau là phần mở rộng dịch vụ. Viết thư xin việc. Nhập từ khóa “cover letter” hay thư xin việc vào trường chủ đề “Subject”. Nếu không phải nộp đơn xin việc thì bạn để trống.
Bước 4: Tải file tài liệu lên. Bạn cũng có thể gõ thông tin vào nội dung email trong cửa sổ nếu muốn gửi fax bằng văn bản.
Bước 5: Nhấn chọn “Send” màu xanh dương nằm phía dưới, bên trái cửa sổ.
Xem thêm:
- FYI là gì? Ý nghĩa và sử dụng FYI
- Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số
- Cover letter là gì? Cách viết Cover letter xin việc chuyên nghiệp
Trên đây là tổng quan về Fax là gì và các tính năng nổi bật của kỹ thuật điện tử này. Hi vọng qua bài viết, các bạn có thể hiểu nhiều hơn về Fax và ứng dụng nó vào công việc một cách hiệu quả.